Table des matières
Chapitre premier Dispositions générales 3
Article 1 Nom et regroupement 3
Article 2 Siège social 3
Article 3 But 3
Chapitre deuxième Les membres
Article 4 Conditions d’admission 3
Article 5 Droit d’accès annuel 3
Chapitre troisième Le conseil d’administration
Article 6 Composition 4
Procédures d’élection des administrateurs 4
Article 7 Postes et responsabilités du conseil d’administration 5
Article 8 Quorum 5
Article 9 Résolution signée 5
Article 10 Engagement de confidentialité 6
Article 11 Conflits d’intérêts 6
Article 12 Durée et vacances 6
Article 13 Cessation de fonction 6
Article 14 Postuler 7
Article 15 Intérêt 7
Article 16 Rémunération 7
Article 17 Poste vacant 7
Chapitre quatrième Les assemblées générales des membres
Article 18 Assemblée générale annuelle 7
Article 19 Ordre du jour 7
Article 20 Quorum 8
Article 21 Décision à la majorité 8
Article 22 Voix prépondérante 8
Article 23 Omission d’avis 8
Article 24 Assemblée générale spéciale 8
Article 25 Avis de convocation 8
Article 26 Vote 8
Article 27 Président d’assemblée 9
Chapitre cinquième Autres dispositions
Article 28 Année financière 9
Article 29 Membre corporatif partenaire 9
Article 30 Réservé 9
Article 31 Modification des règlements généraux 9
Article 32 Dissolution 9
Article 33 Ratification 9
Article 34 Suspension- radiation 10
Chapitre premier
Dispositions générales
Article 1 Nom et regroupement
a) Le nom de la corporation est : « Club Quad Aventure Valin », organisme à but non lucratif, tel que déposé au registre de l’inspecteur des institutions financières en date du 23 avril 1998 sous le matricule 1147654215, et amendé le 27 septembre 1999 sous le même matricule. (Loi sur les compagnies) (L.R.Q. chap. C-38 article 21).
b) La corporation regroupe les municipalités de St-David-de-Falardeau, St-Honoré, ville de Saguenay au nord de la rivière Saguenay, ville de Saguenay délimitée à l’est par la rivière Langevin, au sud par le Chemin de fer de Roberval-Saguenay et à l’ouest par la rivière Chicoutimi, St-Fulgence et Ste-Rose-du-Nord.
Article 2 Siège social et local permanent
a) Le siège social et l’adresse postale de la corporation est situé au 145, rue du Ruisseau, Chicoutimi (Québec), G7G 1E9 (adresse du président en poste).
Article 3 But
a) Développer le sport des trois et quatre roues dans des sentiers sécuritaires
Chapitre deuxième
Les membres
Article 4 Condition d’admission
a) Est membre de la corporation, tout particulier ou personne morale possédant un VHR dûment immatriculé, assuré et ayant payé son droit d’accès au Club Quad Aventure Valin de l’année en cours se terminant le 30 septembre.
Article 5 Droit d’accès annuel
a) Le droit d’accès annuel ou saisonnier des membres est payable aux époques, taux et de la manière fixée par la F.Q.C.Q.
b) L’attestation de membre du club appartient au véhicule immatriculé et à son propriétaire. Le propriétaire peut prêter son véhicule à un tiers et circuler dans les sentiers. Cependant, le propriétaire du véhicule demeure le seul et unique responsable de tout évènement occasionné par son véhicule dans les sentiers.
Chapitre troisième
Le conseil d’administration
Article 6 Composition
a) Le conseil d’administration se compose de neuf (9) administrateurs :Président
Vice-président
Sercrétaire
Trésorier
Cinq (5) administrateurs
b) L’attribution des postes des administrateurs s’effectue par et parmi les administrateurs suivant l’assemblée annuelle des membres.
c) Chaque administrateur doit signer une entente de confidentialité et un code d’éthique et les respecter.
d) Pour occuper un poste au sein du conseil d’administration, la personne doit être membre en règle du C.Q.A.V, sauf pour les postes de trésorier ou secrétaire, le droit d’accès peut, ne pas être obligatoire, s’ils ont les compétences ou qualifications requises et avoir le désir de s’impliquer dans le club pour atteindre ses objectifs. Aussi, chaque administrateur ne doit pas avoir aucun antécédent judiciaire en matière de vol et fraude et être de bonnes mœurs et ne doit pas être un failli non libéré et doit être âgé de plus de 18 ans.
e) Les élections pour les postes des membres du conseil d’administration s’échelonnent sur deux ans. Ils sont en élection comme suit :
Années paires : Années impaires :
Président Vice-président
Secrétaire Trésorier
Communications St-Honoré
Chicoutimi-Nord Falardeau-St-Fulgence-Monts
Opérations
Procédures d’élection des administrateurs :
Toute élection à un poste d’administrateur du C.Q.A.V. est soumise à la procédure suivante :
a) Les membres choisissent par résolution un (1) président d’élection, un (1) secrétaire d’élection et deux (2) scrutateurs.
b) Est reconnu comme candidat aux élections, le membre ayant fait parvenir au C.Q.A.V., au plus tard cinq (5) jours avant l’assemblée générale sa mise en candidature; tel que prévu à l’article 14 des règlements généraux, un avis de candidature appuyé par trois (3) membres.
c) Le membre dont la candidature est déposée doit, devant l’assemblée, confirmer l’acceptation de sa mise en candidature. Par cette acceptation, le candidat reconnaît que s’il est élu, il doit respecter la gouvernance et les règlements généraux du C.Q.A.V. Le président d’élection demande aux personnes proposées, en commençant par la dernière proposition jusqu’à la première, si elles acceptent d’être mises en candidature.
d) Avant de procéder au vote, chaque candidat doit se présenter à l’assemblée et déclarer son nom, son lieu de résidence, ses qualifications ainsi que son intérêt à occuper un poste d’administrateur. Pour ce faire, un temps de cinq (5) minutes lui est accordé.
e) Si le nombre de candidatures reçues est égal au nombre de postes à combler, les candidats sont élus par acclamation.
f) Si le nombre de candidatures reçues excède le nombre de postes à combler, les membres du C.Q.A.V. sont appelés à exprimer leur choix par vote secret. Pour être élu, un candidat doit obtenir la majorité (50 % +1) des votes. Si aucun candidat n’obtient la majorité, on procède à un autre tour de scrutin. Le candidat ayant obtenu le moins de votes est exclu et ainsi de suite jusqu’à l’élection d’un candidat.
g) Si le nombre de candidatures est inférieur au nombre de postes à combler, le conseil d’administration peut combler le ou les postes d’administrateurs laissés vacants.
h) Les administrateurs entrent en fonction le jour même de leur élection.
Article 7 Postes et responsabilités du conseil d’administration
a) Le conseil d’administration assure la gestion administrative et financière de la corporation CQAV en conformité avec les règlements de la loi sur les compagnies, les règlements de la Fédération Québécoise des Clubs Quads, les règlements des ministères impliqués, les règlements des municipalités impliquées. Il doit s’assurer d’une saine relation avec le public et les citoyens.
b) Les administrateurs élus ont la responsabilité de s’attribuer les postes en vigueur au sein du conseil d’administration.
c) Fréquence des réunions : les administrateurs se réunissent aussi souvent que nécessaire, mais au moins une (1) fois par année soit en présentiel, visioconférence, téléphone ou autre.
Article 8 Quorum
Le quorum pour la tenue des réunions du conseil d’administration est établi à la majorité des administrateurs.
Article 9 Résolution signée
Une résolution écrite, signée par la majorité des administrateurs, est valide et a le même effet que si elle est adoptée à une assemblée du conseil d’administration dûment convoquée et tenue.
Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de la corporation, suivant sa date, au même titre qu’un procès-verbal régulier.
Article 10 Engagement de confidentialité
Tout membre du conseil d’administration s’engage à ne pas divulguer les renseignements confidentiels qui lui sont révélés ou auxquels il a accès dans le cadre de l’exécution de ses fonctions au sein de la corporation. Un manquement à cet article peut entraîner une suspension de cet administrateur entre le moment de l’infraction et la prochaine assemblée des membres. Cette période ne peut pas excéder six (6) mois à défaut de quoi une assemblée spéciale des membres doit être convoquée afin de prendre une décision finale sur le sujet.
Article 11 Conflits d’intérêts
Toute personne membre du conseil d’administration doit divulguer aux autres membres du conseil d’administration, lors de la première réunion suivant son élection, tout lien d’intérêt avec toute personne physique ou morale pouvant elle-même avoir des liens avec la corporation, afin d’éviter toute apparence de conflits d’intérêts.
Est considérée comme situation de conflits d’intérêts, toute situation réelle, apparente ou potentielle qui est objectivement de nature à compromettre l’indépendance et l’impartialité nécessaire à l’exercice d’une fonction, ou à l’occasion de laquelle une personne utilise ou cherche à utiliser les attributs de sa fonction pour en retirer un avantage indu.
Article 12 Durée et vacances
a) Les administrateurs sont élus pour une période de deux (2) ans.
b) S’il survient des vacances ou des démissions au sein du conseil d’administration, les administrateurs sont responsables du remplacement, pour la durée du mandat, par une personne jugée posséder les qualifications requises.
Article 13 Cessation de fonction
Cesse d’être administrateur celui qui :
a) Remet par écrit ou par courriel sa démission. La démission devient effective aussitôt à la date fixée par le démissionnaire. L’administrateur doit remettre avec sa lettre tout document pertinent ou effet appartenant à la corporation, et ce, à la satisfaction du conseil d’administration en place.
b) S’est absenté pendant trois (3) réunions régulières ou spéciales consécutives sans avis ou raison valable, et est reconnu comme ayant démissionné de son poste.
c) Ne remplit pas les mandats et ne s’acquitte pas de ses responsabilités requises par la fonction qui lui a été attribuée par les administrateurs et qu’il a acceptée, et est suspendu du conseil d’administration jusqu’à la prochaine assemblée générale pour qu’une décision soit prise par les membres.
Article 14 Postuler
Toute personne intéressée à postuler comme administrateur doit : au plus tard cinq (5) jours avant l’assemblée générale annuelle, transmettre par écrit sa mise en candidature, au secrétaire du CQAV.
Article 15 Intérêt
Aucun administrateur intéressé, soit personnellement ou comme membre d’une société ou corporation morale dans un contrat avec le CQAV, n’est tenu de démissionner. Cependant, il doit déclarer son intérêt au conseil d’administration et s’abstenir de voter sur la question qui l’intéresse.
Article 16 Rémunération
a) Aucune compensation monétaire représentant des heures travaillées n’est attribuée aux membres du conseil d’administration ou bénévoles au sein de la corporation.
b) Les dépenses raisonnables encourues dans l’exercice d’un travail bénévole pour la corporation peuvent être remboursées sur présentation des pièces justificatives et sur approbation du conseil d’administration.
c) Les frais de déplacement pour les représentations officielles sont remboursés lorsque ces engagements sont demandés et sanctionnés par le conseil d’administration.
Article 17 Poste vacant
Le conseil d’administration peut remplacer par une personne jugée qualifiée, tout poste devenu vacant suite à un décès, démission ou tout autre cas.
Chapitre quatrième
Les assemblées générales des membres
Article 18 Assemblée générale annuelle
a) L’assemblée générale des membres de la corporation a lieu à la date que le conseil d’administration fixe chaque année, mais se situe à l’intérieur d’un délai de quatre (4) mois suivant la fin de la dernière année fiscale de la corporation.
b) Seuls les membres du CQAV auront droit de parole et de vote.
Article 19 Ordre du jour
L’ordre du jour est remis au début de l’assemblée.
Article 20 Quorum
Le quorum requis pour toute assemblée générale, qu’elle soit annuelle ou spéciale, est le nombre de membres en règle présents à l’assemblée.
Article 21 Décision à la majorité
Sauf disposition contraire à la loi, toutes les questions soumises à une assemblée des membres sont tranchées par une majorité simple (50 % +1) des voix validement données. Le vote se prend à main levée.
Article 22 Voix prépondérante
Le président de l’assemblée n’a pas de vote prépondérant.
Article 23 Omission d’avis
L’omission accidentelle de la transmission d’un avis d’assemblée ou le fait qu’un tel avis ou sa transmission soit entaché d’irrégularités involontaires ou la non-réception d’un avis par un membre qui y a droit, n’a pas pour effet d’invalider les actes posés ou les résolutions adoptées ou approuvées lors de cette assemblée.
Article 24 Assemblée générale spéciale
a) Les assemblées spéciales des membres sont tenues à l’endroit fixé par le conseil d’administration. Il appartient au président ou au conseil d’administration de décider de convoquer ces assemblées, lorsqu’elles sont jugées opportunes pour la bonne administration des affaires de la corporation.
b) Une assemblée générale spéciale de tous les membres des différents secteurs peut être demandée au conseil d’administration par écrit avec la signature d’au moins vingt (20) membres en règle. Cet avis doit mentionner l’objet de la réunion spéciale. Cette réunion doit se tenir dans les trente (30) jours ouvrables de la réception de cette demande écrite. Seul l’objet de la réunion spéciale est discuté. Seuls les membres du CQAV ont droit de parole et de vote.
Article 25 Avis de convocation
L’avis de convocation de l’assemblée générale annuelle, générale ou spéciale est envoyé à chacun des membres aux coordonnées inscrites sur leur droit d’accès via le réseau téléphonique, le courriel ou le courrier en vigueur au moins dix (10) jours à l’avance.
Article 26 Vote
a) Tout vote lors d’une assemblée générale se fait à main levée, à moins d’une demande expresse faite par l’assemblée.
b) Chaque membre a droit à un seul vote. Les votes par anticipation ou procuration ne sont pas valides. Pour qu’un membre puisse voter, il doit présenter une pièce d’identité avec photo. On lui remet un carton oui/non.
Article 27 Président d’assemblée
Lors d’une assemblée générale régulière ou spéciale, le président de la corporation peut désigner un président ou un modérateur d’assemblée. Sur demande des membres présents, l’assemblée peut le choisir.
Chapitre cinquième
Autres dispositions
Article 28 Dispositions financières
a) Année financière L’année financière de la corporation débute le premier (1) octobre et se ter mine le trente (30) septembre de l’année suivante.
b) Effets bancaires Tous les chèques, traites, billets et autres effets bancaires de la corporation sont signés par deux (2) personnes désignées à cette fin par le conseil d’administration.
c) Vérificateur La corporation doit nommer une firme comptable externe pour la vérification des livres et des états financiers.
d) Autorisation Le conseil d’administration est autorisé à faire des emprunts sur le crédit du CQAV, par simple résolution, et désigner la ou les personnes pouvant agir en son nom à cet effet.
Article 29 Membre corporatif partenaire
La Fédération Québécoise des Clubs Quad est nommée « membre corporatif partenaire » du club ayant le pouvoir de convoquer une Assemblée générale extraordinaire du club, en cas d’urgence, au même titre que 10% de ses membres réguliers peuvent le faire en envoyant une lettre à cet effet.
Article 30 Réservé
Article 31 Modification des règlements généraux
Une modification des règlements généraux peut être proposée par le conseil d’administration en tout temps. Elle devient exécutoire immédiatement et est entérinée à l’assemblée générale.
Article 32 Dissolution
La dissolution de la corporation se fait selon les modalités votées par les membres lors d’une assemblée générale spéciale.
Article 33 Ratification
Les faits et gestes du conseil d’administration sont ratifiés lors de l’assemblée générale.
Article 34 Procédure de suspension ou de radiation d’un membre du CA, ou d’un agent de surveillance de sentiers pour une période qu’il détermine
Le Conseil d’administration du Club Aventure Quad Valin peut, par résolution, suspendre pour une période qu’il détermine ou radier tout membre qui enfreint une disposition des règlements généraux ou dont la conduite et les activités sont jugées nuisibles au CQAV, qui agit contrairement aux intérêts de l’organisme ou dont la conduite est jugée préjudiciable à l’organisme.
Démarches relatives à la suspension ou à la radiation.
a) Si le Conseil d’administration entend suspendre ou radier un membre du CQAV, il doit documenter les faits reprochés au membre et décider par vote majoritaire si les faits justifient une suspension ou une radiation.
b) Si une décision de suspension ou de radiation est entérinée; avant d’entreprendre toute autre action, le CA doit s’assurer qu’un comité d’appel a été constitué lors de l’assemblée générale annuelle. Ce comité est constitué de trois (3) membres actifs, autres que des membres élus ou nommés au CA.
c) Si une décision de suspension ou de radiation a été entérinée par le CA et si un comité d’appel a été constitué, le membre doit être informé par lettre recommandée :
-des faits qui lui sont reprochés
-de la décision du CA
-de son droit d’appel
d) La rencontre du comité d’appel doit être tenue dans les 10 jours suivants la décision du CA. Si le membre ne s’est pas prévalu de son droit d’appel dans ce délai, la décision du CA, est finale.
e) Si le membre s’est prévalu de son droit d’appel, le comité doit en aviser aussitôt le CA. Ensuite, la décision du comité d’appel est finale.
Mise à jour : 31 janvier 2021
